FREQUENTLY ASKED QUESTIONS I WANT TO BECOME REKAYASA’S OFFICIAL PARTNER AND IT’S THE FIRST TIME I’VE HEARD ABOUT EPRO. HOW DO I REGISTER MY COMPANY? Go to http://epro.rekayasa.com Click register Enter YOUR (company’s) email address Click register again In a few minutes, check your email inbox. You will receive an email from EPRO containing: User ID & Password Go back to http://epro.rekayasa.com and insert the User ID & Password given and then click Login Fill in the box and click submit WHAT DO I NEED? EPRO is a web-based application. To get access into it, you will need to have: PC Computer with Ms Windows XP or higher Pentium III or higher Internet Explorer version 6.0 or higher 64 MB Memory (256 MB or higher is recommended)   IF I HAVE SOME PROBLEMS REGARDING EPRO, WHOM AM I TO CONTACT? Vendor Management PT REKAYASA INDUSTRI Jl. Kalibata Timur I No. 36 Kalibata PO BOX 3727 Jakarta 12740 - INDONESIA Tel.: (62-21) 7988 700, 7988 707 Fax: (62-21) 7974 366 A. SYSTEM EPRO A.1. Information system Q1) Kapan kami / vendor tahu klarifikasi akan dilakukan atau vendor harus submit lewat EPRO? A1) Secara otomatis, sistem EPRO akan mengirimkan pesan melalui e-mail dan/ atau sms untuk memberitahukan setiap paket kegiatan yang harus dilaksanakan oleh user di setiap tahap penggunaan EPRO. Pastikan alamat e-mail & no. Hp yang terdaftar di dalam EPRO adalah valid dan aktif.   Q2) Untuk mengetahui apakah tender yang ditujukan ke perusahaan kita, apakah ada pemberitahuan melalui e-mail atau vendor harus selalu cek sendiri ke EPRO? A2) Secara otomatis, sistem EPRO akan mengirimkan pesan melalui e-mail dan/ atau sms untuk memberitahukan bahwa anda memperoleh RFQ di dalam system EPRO. Pastikan alamat e-mail & no. Hp yang terdaftar di dalam EPRO adalah valid dan aktif.   Q3) Bagaimana kita dapat mengetahui bahwa vendor di undang tender? A3) Secara otomatis, sistem EPRO akan mengirimkan pesan melalui e-mail dan/ atau sms untuk memberitahukan bahwa anda memperoleh RFQ di dalam system EPRO. Pastikan alamat e-mail & no. Hp yang terdaftar di dalam EPRO adalah valid dan aktif.   Q4) Pada waktu tender apakah vendor mendapat informasi terlebih dahulu melalui e-mail / fax? A4) Secara otomatis, sistem EPRO akan mengirimkan pesan melalui e-mail dan/ atau sms untuk memberitahukan setiap paket kegiatan yang harus dilaksanakan oleh user di setiap tahap penggunaan EPRO. Pastikan alamat e-mail & no. Hp yang terdaftar di dalam EPRO adalah valid dan aktif.   Q5) Apakah ada pemberitahuan melalui e-mail atau sms. A5) Ya, pemberitahuan dikirimkan secara otomatis oleh sistem. Pastikan alamat e-mail & no. Hp yang terdaftar di dalam EPRO adalah valid dan aktif.   Q6) Apakah masih ada undangan tender/ RFQ? A6) Undangan tersebut ada di dalam sistem EPRO. Informasi tentang undangan/ RFQ tersebut secara otomatis akan dikirimkan oleh sistem, pastikan alamat e-mail & no. Hp yang terdaftar di dalam EPRO adalah valid dan aktif.   Q7) Dapatkah vendor mengetahui jumlah atau nama vendor yang di undang (sebelum menawarkan)? A7) Tidak. Informasi tersebut baru disampaikan setelah tender berakhir, dengan tujuan membantu vendor untuk mengevaluasi performance nya dalam mengikuti paket tender tersebut.   Q8) Apakah bisa kalau vendor menang, diberitahukan lewat e-mail bahwa yang bersangkutan menang (sekedar announce) & yang bersangkutan harap membuka web-site. A8) Secara otomatis, sistem EPRO akan mengirimkan pesan melalui e-mail dan/ atau sms untuk memberitahukan bahwa vendor yang bersangkutan telah memenangkan tender dan diminta untuk merespond PO yang diberikan. Pastikan alamat e-mail & no. Hp yang terdaftar di dalam EPRO adalah valid dan aktif.   Q9) Apakah di website EPRO dicantumkan nama user dari proyek atau tender. A9) Ya, Originator Paket RFQ & MR akan tercantum pada setiap RFQ dan MR yang dikirimkan ke vendor.   A.2. Attachment system Q1) Untuk EPRO, bagaimana kalau melampirkan catalog? A1) Pada tahap “quote” di langkah ke 3, setelah upload quotation dan upload TDS, vendor dapat melampirkan catalogue yang telah di scan dan di save dalam format pdf. jpeg. gif. dengan cara meng-upload-nya ke dalam system. Bila file dirasa terlalu besar (di atas 2 MB), gunakan program ZIP untuk mengkompres file tersebut. Vendor dapat mengupload sebanyak 5 attachment sekali upload, tanpa ada batasan berapa banyak yang ingin di upload. Misal, jika vendor ingin meng upload sebanyak tujuh (7) attachment, maka upload 5 attachment di percobaan pertama, lalu ulangi proses untuk menguapload 2 sisa attachment.   Q2) Apabila form penawaran vendor berbeda dengan yang diberikan, bolehkah ditambahkan / tambahan attachment dengan form penawaran dari vendor? A2) Hal tersebut dapat anda lakukan.   Q3) Berapa besar data yang dapat di upload ke dalam EPRO (untuk attachment brochure)? A3) Saat ini tidak di batasi, karena file tersebut akan di copy secara otomatis oleh system ke dalam hard disk server. Akan tetapi, untuk mencegah hal yang tidak di inginkan, ada baiknya di batasi besar data sebesar 2MB per data / attachment file.   A.3. Security & Reliability of System Q1) Apakah untuk list material dengan item yang banyak tetap bisa terkirim/ tidak hange? A1) Kami telah mencoba live hingga 300 item per material requisition, hasilnya system EPRO berjalan dengan baik-baik saja. List material yang banyak masih tetap bisa terkirim tanpa hambatan.   Q2) Pemberian password ke vendor & bagaimana menjamin kerahasiaan password termasuk bagi programmer / spv IT? A2)     Q3) Bagaimana tingkat security dari user name dan password? A3)     Q4) Bagaimana kerahasiaan penawaran? A4) Kerahasiaan penawaran anda sangat terjamin, tidak ada pihak lain yang mengetahui penawaran anda yang anda upload ke dalam sistem EPRO. Purchaser beserta engineer & Project Procurement Manager, baru dapat melihat penawaran anda apabila waktu yang ditentukan sebagai batas penyerahan penawaran telah terlewati.   Q5) Bagaimana jika system di REKIND down, sehingga data tidak bisa quote? Dan bagaimana jika sebaliknya sistem di vendor down? Apa bisa pakai manual? A5) REKIND memiliki 3 server yang menjadi ”rumah” untuk server EPRO. Satu server digunakan sebagai rumah bagi ”epro.rekayasa.com” yang berfungsi sebagai work front para vendor. Satu server berfungsi sebagai rumah bagi ”epro.rekayasa.co.id” yang berfungsi sebagai work front para user di REKIND. Satu server berfungsi sebagai warehousing server yang menyimpan semua data yang ada di kedua server sebelumnya. Guna menghindari kegagalan yang bersifat electronic & electric, maka kami sarankan bagi para user untuk mendownload & menyimpan data dokumen yang ada di dalam EPRO dalam PC masing-masing, sehingga jika memang terjadi failure, data yang diperlukan bisa segera dimanfaatkan, dan jika memang mendesak, tender dapat dilanjutkan secara offline/ manual.   Q6) Apabila system EPRO down karena virus/ hack dari internet. Backup apa yang Rekayasa siapkan. A6) REKIND memiliki 3 server yang menjadi ”rumah” untuk server EPRO. Satu server digunakan sebagai rumah bagi ”epro.rekayasa.com” yang berfungsi sebagai work front para vendor. Satu server berfungsi sebagai rumah bagi ”epro.rekayasa.co.id” yang berfungsi sebagai work front para user di REKIND. Satu server berfungsi sebagai warehousing server yang menyimpan semua data yang ada di kedua server sebelumnya. Guna menghindari kegagalan yang bersifat electronic & electric, maka kami sarankan bagi para user untuk mendownload & menyimpan data dokumen yang ada di dalam EPRO dalam PC masing-masing, sehingga jika memang terjadi failure, data yang diperlukan bisa segera dimanfaatkan, dan jika memang mendesak, tender dapat dilanjutkan secara offline/ manual.   A.4. User ID & Password Q1) Bagaimana dengan mekanisme mendapatkan user ID dan password untuk EPRO System A1) User ID dan password akan anda dapatkan apabila anda mendaftarkan perusahaan anda sebagai rekanan PT. Rekayasa Industri.   Q2) Bagaimana menggantinya User Name dan password? A2) User name tidak dapat diganti, sedangkan password anda dapat anda ganti sesuka hati anda. Pastikan password yang anda buat untuk menggantikan password yang lama dapat anda ingat dengan mudah dan tidak menyulitkan anda sebagai user.   Q3) Apakah Login dan User name yang lama masih berlaku? A3) Login dan User name berlaku selama system EPRO berjalan.   Q4) Password berlaku untuk seterusnya atau per project saja? A4) Password berlaku untuk seterusnya kecuali anda menggantinya dengan password yang baru. Pastikan password yang anda buat untuk menggantikan password yang lama dapat anda ingat dengan mudah dan tidak menyulitkan anda sebagai user.   Q5) Bagaimana cara mendapatkan password atau recover password? A5) User ID dan password akan anda dapatkan apabila anda mendaftarkan perusahaan anda sebagai rekanan PT. Rekayasa Industri. Jika anda kehilangan / lupa / tidak ingat password anda, segera kirim surat resmi menjelaskan perihal password tersebut ke PT. Rekayasa Industri, tujukan kepada: Sdr. M. Haikal EPRO Program Coordinator Vendor Management Department    Q6) Kami pernah mendaftar di EPRO, tetapi karena tidak pernah digunakan dan beberapa kali ganti personel. Saat ini user name & password EPRO kami hilang. Bagaimana cara untuk meregistrasi ulang? A6) Jika anda kehilangan / lupa / tidak ingat password anda, segera kirim surat resmi menjelaskan perihal password tersebut ke PT. Rekayasa Industri, tujukan kepada: Sdr. M. Haikal EPRO Program Coordinator Vendor Management Department   Q7) Tidak bisa login (user name & password usah di isi) A7) Hubungi Sdr. M.Haikal (EPRO Program Coordinator )di : no. Telp: (62-21) 7988700 – ext. 2114 e-mail: haikal@rekayasa.co.id / epro@rekayasa.co.id   A.5. How to Quote & Revise Q1) Bila ada revisi price, processnya? A1) Lakukan sebagaimana anda melakukan quotation. Lihat halaman 14 pada buku panduan penggunaan EPRO   Q2) Apakah hard copy quotation masih harus di submit? A2) Tidak perlu jika menggunakan system EPRO. Dokumen pelengkap penawaran lainnya yang bersifat komersial & financial tetap harus anda serahkan kebagian administrasi procurement proyek / purchaser (i.e. bid bond).   Q3) Hard copy penawaran ditawarkan / diberikan sebelum / sesudah closed tender ? A3) Tidak perlu jika menggunakan system EPRO. Dokumen pelengkap penawaran lainnya yang bersifat komersial & financial tetap harus anda serahkan kebagian administrasi procurement proyek / purchaser (i.e. bid bond).   Q4) Kapan hard copy duration harus dikirim? A4) Tidak perlu jika menggunakan system EPRO. Dokumen pelengkap penawaran lainnya yang bersifat komersial & financial tetap harus anda serahkan kebagian administrasi procurement proyek / purchaser (i.e. bid bond).   Q5) Apakah harga yang di masukkan ke EPRO harus sama dengan harga hard copy yang disampaikan? A5) Ya. Dengan menggunakan system EPRO, penawaran yang dianggap valid adalah penawaran yang di upload / diserahkan melalui system EPRO. Vendor tidak perlu menyerahkan penawaran dalam bentuk hard copy.   Q6) Sesudah penawaran di masukkan, apakah penawaran bisa di revisi sebelum bid opening? A6) Bisa. Lakukan sebagaimana anda melakukan quotation. Lihat halaman 14 pada buku panduan penggunaan EPRO.   Q7) Bila sudah quote tapi mau edit (sisa waktu masih ada), masuk ke mana? A7) Lakukan sebagaimana anda melakukan quotation. Lihat halaman 14 pada buku panduan penggunaan EPRO.   A.6. Clarification & Negotiation (Related to EPRO) Q1) Jika ada spesifikasi tender yang kurang jelas apakah ada kesempatan klarifikasi direct langsung ke user? Terutama yang sifatnya system, pasti banyak pertanyaan. A1) Sistem EPRO membantu Pihak REKIND & Vendor dalam hal: - Recording - Reporting - Monitoring Sistem EPRO tidak menggantikan pekerjaan manusia yang bersifat analisa, maka direct clarification meeting tetap dapat anda laksanakan jika dirasa perlu oleh kedua belah pihak. Sebaiknya direct clarification meeting tetap anda laksanakan untuk menghindari loss time akibat salah paham/ atau kurang mengertinya salah satu pihak tentang apa yang dimaksud dalam tulisan yang dikirimkan oleh pihak yang lain.   Q2) Bagaimana untuk tender equipment / pressure vessel, heat exchanger yang membutuhkan scope of work & spesifikasi yang cukup banyak dan harus jelas? A2) Sistem EPRO tidak menggantikan pekerjaan manusia yang bersifat analisa, maka direct clarification meeting tetap dapat anda laksanakan jika dirasa perlu oleh kedua belah pihak. Sebaiknya direct clarification meeting tetap anda laksanakan untuk menghindari loss time akibat salah paham/ atau kurang mengertinya salah satu pihak tentang apa yang dimaksud dalam tulisan yang dikirimkan oleh pihak yang lain.   Q3) Setelah open bid apakah ada negosiasi, lebih lanjut? Misalnya soal delivery dan harga. A3) Ada. Dalam system EPRO terdapat modul CBE clarification, TBE clarification & negotiation. Bila yang dimaksud oleh pertanyaan adalah final open bid, maka tidak ada negosiasi lagi apabila the lowest evaluated bidder telah menawarkan paket dibawah OE yang tetapkan oleh REKIND.   Q4) Pada saat negosiasi final mohon di informasikan budgetary yang ada. A4) Dalam modul negosiasi yang ada dalam system EPRO, budgetary price / owner estimate (OE) akan di informasikan item per item.   Q5) Bagaimanakah mengklarifikasi pemenang sebuah tender? Apakah berdasarkan harga termurah sebagai prioritas? Atau masih di klarifikasi tekhnisnya lagi? A5) Penawaran vendor yang diserahkan dalam sebuah tender, terlebih dahulu harus lulus secara technical. Secara paralel Purchaser akan mengkalrifikasi commercial terms & condition dari penawaran tersebut. Bila penawaran dinyatakan lulus secara technical, maka Purchaser dapat melanjutkan ke tahap negosiasi harga dengan cara menginformasikan Budgetary Price/ Owner Estimate (OE) dari paket tender tersebut.   Q6) Sesudah diketahui pemenang tender, apakah masih ada negosiasi harga? A6) Tidak ada.   Q7) Bagaimana jika terjadi salah spesifikasi quotation, apakah dapat di revisi sesudah tender di tutup? A7) Penawaran anda dapat di revisi. Lakukan sebagaimana anda melakukan quotation. Lihat halaman 14 pada buku panduan penggunaan EPRO   Q8) Suau ketika kalau ada klarifikasi yang mengharuskan ada diskusi apakah masih mungkin di adakan? Karena via EPRO/ e-mail tidak begitu efektif (menurut pendapat saya), terkadang reject / mental tergantung traffic di internet. A8) Sistem EPRO tidak menggantikan pekerjaan manusia yang bersifat analisa, maka direct clarification meeting tetap dapat anda laksanakan jika dirasa perlu oleh kedua belah pihak. Sebaiknya direct clarification meeting tetap anda laksanakan untuk menghindari loss time akibat salah paham/ atau kurang mengertinya salah satu pihak tentang apa yang dimaksud dalam tulisan yang dikirimkan oleh pihak yang lain.   Q9) Apakah selama proses clarification hanya dilakukan melalui EPRO saja atau kita bisa berinteraksi langsung dengan user (via phone) atau tatap muka secara langsung. A9) Sistem EPRO tidak menggantikan pekerjaan manusia yang bersifat analisa, maka direct clarification meeting tetap dapat anda laksanakan jika dirasa perlu oleh kedua belah pihak. Sebaiknya direct clarification meeting tetap anda laksanakan untuk menghindari loss time akibat salah paham/ atau kurang mengertinya salah satu pihak tentang apa yang dimaksud dalam tulisan yang dikirimkan oleh pihak yang lain.   Q10) Bagaimana peran procurement setelah sistem EPRO ini, kemampuan negosiasinya tentunya tidak berfungsi optimal? A10) Sistem EPRO membantu procurement REKIND untuk mengurangi pekerjaan yang bersifat clerical, dengan demikian fungsi purchaser dapat di upgrade ke level analitical. Bila sistem EPRO dijalankan, maka procurement, khususnya purchaser, akan memiliki banyak waktu luang yang dapat dimanfaatkan untuk mengumpulkan informasi tentang paket yang ditenderkan, dengan demikian negosiasi yang akan dilakukan oleh procurement akan lebih tajam bila dibandingkan tidak menggunakan system EPRO.   Q11) Dalam program tersebut apakah ada informasi besarnya OE (Owner Estimate)? A11) Ada. Dalam modul negosiasi yang ada dalam system EPRO, budgetary price / owner estimate (OE) akan di informasikan item per item.   Q12) Untuk tahap negosiasi mohon tidak disebutkan urutan nilai tendernya (value dari masing-masing vendor) tapi hanya urutan berdasarkan nilai terendah saja. A12) Pada tahap negosiasi, informasi tentang urutan nilai tender belum di sediakan. Informasi tersebut akan diberikan setelah tender berakhir/ final bid opening.   A.7. Tender Time & Tender Time Extension Q1) Bagaimana caranya untuk memperpanjang closing date apabila closing date yang diberikan oleh REKIND tidak cukup? A1) Kirimkan surat resmi kepada purchaser yang bersangkutan untuk meminta perpanjangan waktu tender. Pastikan anda memberikan alasan yang jelas perihal permintaan anda tersebut.   Q2) Bagaimana masalah waktu quote bila delay, mengingat waktu pemasukan harga yang terlalu pendek. A2) Pastikan anda memasukkan penawaran dalam rentang waktu yang diberikan, jika terlambat 1 detik saja maka anda dianggap tidak quoate. Jika anda merasa waktu tender yang diberikan tidak memadai, kirimkan surat resmi kepada purchaser yang bersangkutan untuk meminta perpanjangan waktu tender. Pastikan anda memberikan alasan yang jelas perihal permintaan anda tersebut.   A.8. Tender Result Information system Q1) Apakah peserta tender & pemenangnya dapat diketahui oleh peserta tender? A1) Bisa. Informasi tersebut tersedia pada menu “tender done”. Lalu arahkan cursor mouse pada kata-kata “view position” pada paket tender yang dimaksud, dan “click” untuk melihat informasi tersebut.   Q2) Apakah vendor yang decline bisa akses hasil tender tsb? A2) Bisa. Informasi tersebut tersedia pada menu “tender done”. Lalu arahkan cursor mouse pada kata-kata “view position” pada paket tender yang dimaksud, dan “click” untuk melihat informasi tersebut.   Q3) Bagaimana melihat posisi semua penawar/ peserta tender dalam satu tender? A3) Informasi tersebut tersedia pada menu “tender done”. Lalu arahkan cursor mouse pada kata-kata “view position” pada paket tender yang dimaksud, dan “click” untuk melihat informasi tersebut.   Q4) Kami minta supaya saat tender, saat setiap vendor yang tidak beruntung disurati / di informasikan berikut nama pemenangnya. A4) Informasi nama pemenang tersebut tersedia pada menu “tender done”. Lalu arahkan cursor mouse pada kata-kata “view position” pada paket tender yang dimaksud, dan “click” untuk melihat informasi tersebut. Guna melihat regret letter, arahkan cursor mouse pada kata-kata “regret letter” pada paket tender yang dimaksud, dan “click” untuk melihat informasi tersebut.   Q5) Apakah urutan pemenang dapat di peroleh infonya beserta angka-angkanya untuk evaluasi vendor? A5) Informasi nama pemenang tersebut tersedia pada menu “tender done”. Lalu arahkan cursor mouse pada kata-kata “view position” pada paket tender yang dimaksud, dan “click” untuk melihat informasi tersebut.   Q6) Mohon di informasikan pemenang tender. A6) Informasi nama pemenang tersebut tersedia pada menu “tender done”. Lalu arahkan cursor mouse pada kata-kata “view position” pada paket tender yang dimaksud, dan “click” untuk melihat informasi tersebut.   Q7) Kami mohon ada pemberitahuan dari PT. Rekayasa jika setelah ada pemenang, seperti pemenang pertama, kedua, ke tiga, agar kami juga jelas-siapa-siapa saja? A7) Informasi nama pemenang tersebut tersedia pada menu “tender done”. Lalu arahkan cursor mouse pada kata-kata “view position” pada paket tender yang dimaksud, dan “click” untuk melihat informasi tersebut.   Q8) Apakah di umumkan pemenang di system EPRO? A8) Ya. Informasi nama pemenang tersebut tersedia pada menu “tender done”. Lalu arahkan cursor mouse pada kata-kata “view position” pada paket tender yang dimaksud, dan “click” untuk melihat informasi tersebut.   A.9 Other Question Q1) Bagaimana apabila dalam menawarkan, vendor ingin menawarkan 2 option sebagai alternative, bagaimana cara pengisiannya? (EPRO) A1) Alternatif yang anda tawarkan dapat anda jadikan sebagai „attachment”/ lampiran dari penawaran anda yang utama. Informasikan option tersebut pada bagian “remark“ dari penawaran anda. Lebih jelas tentang bagaimana cara mengirimkan penawaran, lihat halaman 14 Buku Panduan Penggunaan EPRO tentang “Quote“.   Q2) System EPRO ini, apakah diterapkan cuma di produk standard atau yang system juga? A2) Sebagai permulaan dimulainya penggunaan sistem EPRO dan guna menurunkan resiko yang ditanggung oleh Rekayasa dan Vendor bila terjadi hal yang tidak di inginkan, maka saat ini sistem hanya gunakan untuk pembelian bulk material (produk standard). Sistem EPRO sendiri telah di desain untuk mengakomodir pengadaan barang jenis bulk material (produk standard) dan engineered material (system). Jika semua berjalan dengan lancar, maka semua jenis pengadaan barang di REKIND akan menggunakan sistem EPRO.   Q3) Apakah system pengadaan barang yang akan datang semuanya melalui proses EPRO? A3) Ya. Hanya untuk memudahkan implementasi sistem akan di awali dengan pengadaan barang dengan jenis bulk material (produk standard). Jika berjalan dengan lancar, maka maka semua jenis pengadaan barang di REKIND akan menggunakan sistem EPRO.   Q4) Bagaimana system EPRO untuk pengadaan barang dan jasa? A4) Sistem EPRO sendiri telah di desain untuk mengakomodir pengadaan barang jenis bulk material (produk standard) dan engineered material (system).   Q5) Kalau ada pertanyaan apakah kami bisa menghubungi pihak PT. Rekayasa & kepada siapa! A5) Hubungi Sdr. M.Haikal (EPRO Program Coordinator )di : no. Telp: (62-21) 7988700 – ext. 2114 e-mail: haikal@rekayasa.co.id / epro@rekayasa.co.id   Q5) Apa website dari Rekayasa on-line? A6) http://epro.rekayasa.com   Q7) Adakah proses tender di ulang / re-tender? A7) Proses tender ulang/ retender secara otomatis akan di picu oleh sistem EPRO bila saat tender on-line, vendor yang mengirimkan penawaran kurang dari tiga (3).   Q8) Proses tender ini (on-line) di mulai kapan? Atau, yang pertama untuk proyek apa? A8) Rencananya, EPRO akan diimplementasikan untuk pembelian bulk material (produk standard) yang masih belum terbeli di Proyek Geothermal Kamojang 4.   Q9) Sebelum proses tender on-line itu sendiri, apakah ada pertemuan terlebih dahulu antara semua vendor yang akan di undang bersama pihak Rekayasa, mengenai spec. atau aturan tambahan yang lain? A9) Jika di rasa perlu, proyek dapat saja mengundang para vendor untuk memberikan penjelasan tambahan. Jika tidak, maka tidak akan diadakan pertemuan yang ditanyakan.   Q10) Kapan EPRO ini efektif digunakan untuk tender A10) Rencananya, EPRO akan diimplementasikan untuk pembelian bulk material (produk standard) yang masih belum terbeli di Proyek Geothermal Kamojang 4.   Q11) Pembelian urgent material, penunjukan langsung apakah dibuka pada on-line (EPRO) A11) Sistem EPRO mengakomodir pembelian langsung untuk tujuan pembelian urgent material.   Q12) Mohon vendor diberikan kesempatan simulasi sendiri. A12) Saat ini sedang kami atur jadwal training EPRO bagi para vendor. Undangan akan kami kirimkan kemudian.   Q13) Kami mengharapkan system EPRO dapat dilaksanakan secara maximal untuk semua procurement process (tidak terbatas untuk equipment tertentu) A13) Terima kasih atas support yang diberikan, demikian harapan kami.   Q14) Bagaimana kami harus bertanya kalau mengalami kesulitan membuka rekayasa on-line ini? A14) Hubungi Sdr. M.Haikal (EPRO Program Coordinator )di : no. Telp: (62-21) 7988700 – ext. 2114 e-mail: haikal@rekayasa.co.id / epro@rekayasa.co.id   Q15) Sejauh ini kami melihat EPRO hanya untuk supply material, bagaimana dengan tender yang ada aplikasi (pekerjaan) A15) Hingga kini aplikasi EPRO memang terbatas untuk pengadaan barang, akan tetapi tidak menutup kemungkinan untuk dikembangan guna mengakomodasi kebutuhan akan pengadaan subcontracting (pekerjaan).   Q16) Mohon dibuatkan proses flow-chart untuk EPRO sehingga mudah di mengerti dalam satu display yang sudah terpenuhi atau belum. A16) Kami telah sediakan hal yang lebih sederhana dan mudah difahami dibandingkan proses flowchart. Pada modul EPRO vendor kami sediakan tabel “tender sumary” yang berfungsi sebagai: - Work monitoring table - Proses work flow information - Statistic of participation report Tabel inilah yang senantiasa anda lihat untuk memantau segala aktifitas yang berhubungan dengan partisipasi anda dalam tender on-line di Rekayasa.   Q17) Hard Copy PO apakah masih dibutuhkan? A17) Masih. Hard Copy PO memiliki fungsi legalitas yang belum dimiliki PO EPRO.     B. Sistem pengadaan barang dan jasa B.1. Process Business dari Sistem pengadaan barang dan jasa Q1) Proses pemilihan pemenang yang disepakati berdasarkan apa, bila tidak sesuai bagaimana? A1)   Q2) Penentuan harga OE (Owner Estimate) apakah harga real di pasaran atau mengikuti keinginan project team? A2) Q3) Mencakup masalah spasifikasi, term condition, klarifikasi teknis, payment? A3) Q4) Apakah ada penilaian lain seperti ADP, strong point product supply? A4) Q5) Apa ada technical meeting? A5) Q6) Bagaimana caranya menghubungkan antara proses tender bid stage REKIND dengan execution stage, perihal Technical & Commercial, dalam pemilihan supporting vendor, ditinjau dari sisi capability dan pricing untuk menentukan budget sewaktu bid stage kemudian nantinya saat execution? A6) Q7) Berapa bidder minimal diperlukan untuk melakukan “Open Bid”? A7) Q8) Mohon agar setiap tender / proposal dibuatkan data sheet selengkap mungkin. A8) Q9) Apakah waktu pembukaan commercial proposal para vendor hadir untuk menyaksikan pembukaan tersebut? Kalau ya, kami sampai sekarang tidak pernah di ajak menghadiri acara tersebut. Apakah ada standard ganda? Mohon perhatian dari pihak management Rekayasa. A9) Q10) Syarat-syarat apa saja yang harus di penuhi untuk dapat di undang atau di ikut sertakan dalam proses tender di PT. Rekayasa Industri? A10) Q12) Apakah tender di Rekayasa berdasarkan produk? A12) Q13) Siapa yang ditunjuk sebagai pemenang tender, berapa vigure price? A13) Q14) Kalau tidak menang karena apa? A14) Q15) Jika PO yang sudah di keluarkan REKIND ada kesalahan pengetikan, berapa lama komitmen REKIND untuk menyelesaikan revisi PO? A15) Q16) Pemenang tender apakah ditentukan hanya harga termurah saja? Dan untuk proses negosiasi apakah hanya untuk harga termurah atau 3 harga terendah atau semua di nego? A16) Q17) Apakah ada rencana pembuatan semacam grade level untuk fabricator yang telah men support pekerjaan di proyek REKIND dalam beberapa kategori, misalnya Delivery Time, Pricing, Respond, Engineering, dan Quality. Misal Fabricator A mempunyai kategori bad/ good/ excellent untuk delivery time, tapi bad untuk respond, dll. A17) Q18) Bolehkah mengganti brand setelah ditunjuk sebagai pemenang? A18) Q19) Bila pemenang tender mengundurkan diri, apakah pemenang tersebut di black list atau di kenakan denda / pinalty? A19) Q20) Apakah kita tidak perlu mengambil PO asli dengan menggunakan materai? A20) Q21) Masalah delivery time apakah di hitung berdasarkan drawing approval? A21) Q22) Jika pemenang pertama mengundurkan diri, apakah otomatis pemenang ke dua jadi pemenang dengan harga penawaran terakhir? A22) Q23) Masalah delivery time. A24) Q25) Kami akan mengirimkan questionnaire untuk customer satisfaction, untuk perbaikan hubungan business antara customer dan vendor. Ini hanya sebagai catatan dari kami saja. A25) Q26) Ada kemungkinan perang harga, bagaimana menghindarinya? A26) Q27) Adakah supplier yang di ”black listed”? A27) Q28) Apa saja hal-hal yang dipertimbangkan apabila ada system “black list” di PT. Rekayasa Industri? A28) Q29) Apakah proses eskalasi di ijinkan sehubungan dengan kenaikan harga bahan baku dan biaya manufacturing (transport, listrik, etc) A29) Q30) Perhitungan delivery time dihitung berdasarkan setelah PO diberikan atau setelah drawing approval? A30) Q31) DCN itu kapan di keluarkan, mestinya setelah kirim barang atau setelah final documentation? Karena perna DCN dikeluarkan sdetelah final documentation bukan seelah kirim barang. A31) B.2. Waktu Tender Q1) Mengapa waktu yang disediakan untuk menyiapkan penawaran terlalu singkat? A1) Q2) Technical Clarification meeting pemberitahuannya terlalu dekat, hanya satu hari sebelum meeting. Bila minta di extend / diganti waktu meeting nya tidak bisa di ubah lagi. A2) B.3. Payment Q1) Term of payment tolong dapat dipertimbangkan supaya tidak terlalu panjang, karena belakangan ini bisa sampai 60 hari. A1) Q2) Payment mohon dilakukan on-time! A2) Q3) Apakah system penalty vendor terhadap REKIND bisa diterapkan secara fair jika ada keterlambatan payment REKIND? Bagaimana mekanismenya? A3) Q4) Bagaimana bila Rekayasa paymentnya delay? A4) Q5) Payment, apakah boleh mengajukan D/P? maximum berapa? A5) Q6) Berapa lama Rekayasa bisa me release pembayaran? A6) Q7) Bisakah diberikan penjelasan max. Berapa bulan? A7) Q8) Apakah bisa menggunakan L/C? A8) Q9) Mengenai pembayaran: Max 30 hari setelah invoice A9) Q10) Untuk invoice yang nilainya min. US$ 20.000,- mohon diberikan DP (20%) A10) Q11) Bagaimana bila Rekayasa melakukan keterlambatan pembayaran, sedangkan bila terlambat supply kami dikenakan penalty? A11)